Connect with us

Kota Malang

Pusat Arsip UB Berbenah, Mengacu Permenristek Dikti 23/2018

Diterbitkan

||

Pusat Arsip UB Berbenah, Mengacu Permenristek Dikti 232018

Memontum Kota Malang – Merujuk UU nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP), dimana ada 64 pasal yang memberikan kewajiban kepada setiap Badan Publik untuk membuka akses bagi setiap pemohon informasi publik untuk mendapatkan informasi publik, kecuali beberapa informasi tertentu. Untuk menyajikan informasi tersebut, diperlukan arsip dokumen yang bagus dan tertata rapi. Serta mengacu Permenristek Dikti No. 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kemenristekdikti, maka UB harus mengikuti ketentuan Permen tersebut.

Berbagai upaya untuk menambah wawasan para pengelola arsip di UB, maka UB mengadakan acara Sosialisasi Kearsipan dengan tema: “Pengenalan dan Penggunaan 4 Instrumen Kearsipan Dalam Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif”, di ruang jamuan Gedung Rektorat UB lantai 8, selama 2 hari, Kamis-Jumat (15-16/11/2018). Kegiatan ini diikuti 80 orang peserta dari para Kasubag dan pengelola kearsipan di fakultas, lembaga, unit dan rektorat UB.

Susanti, Syarif Utomo, dan Kotok Gurito, usai penyerahan cinderamata. (rhd)

Susanti, Syarif Utomo, dan Kotok Gurito, usai penyerahan cinderamata. (rhd)

Acara yang dibuka secara resmi oleh Kepala Biro Umum dan Kepegawaian UB, Drs. Syarif Utomo, MM ini, menghadirkan narasumber yang kompeten di bidangnya yaitu Susanti, S.Sos.,MHum (Arsiparis Ahli Madya) dan Sri Gusneli, SAP (Arsiparis Mahir) dari Arsip Nasional RI (ANRI). “Harapannya setelah sosialisasi ini, para pengelola arsip mampu mempraktekkannya di unit kerja masing-masing sesuai dengan kaidah dan ketentuan yang berlaku,” jelas Syarif Utomo, dalam sambutannya.

Arsiparis Ahli Madya ANRI, Susanti, S.Sos.,MHum mengatakan, dalam peraturan perundangan-undangan, suatu perguruan tinggi diwajibkan memiliki LKPT sendiri. Fungsi dari LKPT akan mengurusi masalah kearsipan yang sifatnya permanen atau statis. “UB inikan universitas yang besar ya, harusnya punya LKPT-nya bukan hanya masalah banyak ruangnya. Sebab tidak adanya LKPT tersebut memiliki dampak yang sangat signifikan khususnya terhadap akreditasi universitas. Masih banyak yang belum standar, bahkan sekitar 70 persen tidak sama dengan standar dalam Permenristek,” jelas Susanti, disela acara kepada Memo X (Grup Memontum.com).

Sementara, Kepala Humas dan Kearsipan Universitas Brawijaya Kotok Gurito mengatakan, sebenarnya di UB sudah berjalan seperti kaidah ANRI. Namun, karena ada aturan Permen dan Pertor, UPT Kearsipan diturunkan menjadi Sub Unit. Terbitnya Permenristek Dikti No. 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kemenristekdikti UB, maka harus mengikuti ketentuan Permen tersebut. Kedepan, Pusat Arsip UB akan menggunakan sistem yang telah disediakan oleh ANRI, yaitu SIKD, SIKS, JIKS dan JIKN.

“Memang harus banyak ruang sosialisasi, karena memang masih banyak ruang arsip yang dinamis. Dinamis itu dibagi dua, aktif dan inaktif. Terus dinamis sendiri menurut perpu, disetiap unit kerja itu harus melakukan e-karsmen dinamis. Karena kalau tidak, pasti ada sanksinya nanti,” jelas Kotok.

Kotok menerangkan, Unit Kearsipan UB berdiri tahun 2015 berdasarkan SK Rektor No.136 Tahun 2015 tentang Struktur Organisasi Unit Kearsipan UB. Unit ini awalnya dikepalai oleh Pejabat Eselon III setingkat Kepala Bagian atau Kepala TU. Setahun kemudian (2016), Unit Kearsipan UB mengalami perubahan struktur organisasi setelah terbit Permenristek Dikti No. 4 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja (OTK) Universitas Brawijaya dan Peraturan Rektor UB No.20 Tahun 2016 tentang Susunan OTK. Dalam Permen dan Pertor tersebut, Unit Kearsipan yang awalnya sebagai UPT berganti menjadi Sub Bagian Kearsipan dan Humas (Eselon IV). Sekarang nama unit kearsipan UB menjadi Pusat Arsip UB, tepatnya di Gedung Perpustakaan UB (Lantai 5).

Tugas pokok Pusat Arsip UB adalah mengelola arsip inaktif dan arsip statis serta digitalisasi arsip. Personalia Pusat Arsip UB terdiri 1 kasubag dibantu 3 orang pengelola dan beberapa mahasiswa magang. Karena Pusat Arsip UB relatif baru, maka pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana menjadi prioritas saat ini dan untuk itu memerlukan dana yang cukup besar. (rhd/yan)

Terpopuler